主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体在红色反线之下。

 

一、标题

 

按《办法》第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”这就是说公文标题一般由发文机关、事由（即主要内容或发文目的）、文种三部分构成，如《广州市人民政府关于整治东风路的通告》就由三部分构成。这标题明确告诉读者，由广州市人民政府发文，发文的目的是整治东风路。发文机关、事由、文种3项齐全的，我们称完全式标题。有时可根据实际情况省略其中1项或2项，如《关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知》，《中华人民共和国国务院令》和《通告》。这里第1例省略了发文机关；第2例省略了事由；第3例省略发文机关和事由。这类标题我们称之为省略式标题。要注意13种行政公文中大多数标题可省略其中1项或2项，但“议案”、“决定”的标题不能省略。

 

拟写公文标题，一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由。即事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是文字要简明。标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。如《关于召开治理三乱工作会议的通知》假如不适当地省略了“治理”2字，就会变成一则错误的标题。

 

公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

 

公文标题通常是“一字式排列”（如例1）。复杂的长标题，要在保持标题词语结构完整的原则下，采用两行（如例2、例3）或多行的排布方式（如例4）。

 

例1．广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知

 

例2．××局关于开展打击严重犯罪活动的请示

 

 例3．审计署关于加强内部审计工作的报告

 

例4．转发省对口支援三峡库区工作领导小组办公室关于对口支援三峡库区近期工作方案的通知

 

二、主送机关

 

主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位置在标题下空1行，左侧顶格，3号宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关后标全角冒号。

 

主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

 

普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“省直属各单位”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。

 

上行文的主送机关一般是1个。议案、请示、批复、函的主送机关只能是1个。公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。

 

主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。

 

三、正文

 

正文在主送机关名称下1行，每自然段均要左空2字，回行顶格，数字、年份（用阿拉伯数码标识的）均不能回行，数字年份回行极易出现差错，也容易使读者看错。

 

正文用3号仿宋体字。正文是公文的核心部分。正文包括原由、事项和结尾3部分。

 

四、附件说明

 

公文附件是公文正件的附属材料，也即是补充说明正文内容的材料，如图表、名单、规定、被转发的文件等。

 

公文有的有附件，有的没有附件，公文如有附件应注明附件序号和名称，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

 

附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点符号。

 

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。附件放在公文生效标识印章之后。公文附件是公文正文内容组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

 

五、成文日期

 

成文日期指公文生效的时间。

 

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。

 

成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。不能将阿位伯数字与汉字混用。

 

由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。

 

六、公文生效标识

 

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关

 

印章或者签署人姓名。

 

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

 

一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无效。

 

    单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm——4mm即一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

 

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。

 

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

 

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

 

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐。两印章互不相交相切，相距不超过3mm。其余要求与一个印章相同。

 

三个单位联合行文时，为防止出现空白印章，所有行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白印章。

 

当联合行文需加盖3个以上印章时，印章每排最多排3个。主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下1个印章或者2个印章时，应居中排布。成文日期标识在最后一排印章之下空1行位置，右空2字。同样应保证印章既不相交也不相切，每排印章中心线应对齐。

 

特殊情况说明：

 

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

 

七、附注

 

公文需说明其它事项时用附注。

 

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章之下、版记之上。

 

附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文内容做出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。

 

八、附件

 

第四节 版记写作

 

版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。

 

一、主题词

 

主题词，是用于揭示公文内容便于公文检索查询的规范词语。主题词的主要作用是方便电脑存储和检索文件。

 

主题词用3号黑体字，居左项格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

 

上行文按上级机关要求标注主题词。应坚持“谁办文，谁标引”的原则，词目选择要使用主题词表。公文主题词表通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。

 

二、抄送机关

 

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位置在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

 

三、印发机关和印发日期

 

印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公室（厅）或秘书科（处）。

 

印发机关和印发日期位于抄送机关之下，（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

 

四、版记的位置及版记中的反线

 

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

 

版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。

 

公文格式还有其他一些项目，下面仅举出2个。

 

（一）页码

 

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放1条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

 

（二）公文中表格

 

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的右下角，双页码置于表的左下角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

 

公文如需A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封3、封4（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封3前，不应贴在文件最后一页（封4）上。

 

 

（责任编辑：王翔）

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