公文是一种特殊的文章,写作过程中除要遵循文章写作通则外,还必须遵循一些特殊要求。
一、符合党和国家的路线、方针政策和法律、法规以及有关规定,具有合法性
(1)公文的内容必须符合党的基本路线和国家的宪法与法律,因为,它们是我们制定的一切宏观与微观决策的总依据和指导纲领。
(2)要符合本系统、本机关主管业务方面的方针政策和有关法规、规章。因为它们是制定本机关一切决策的直接依据,如果在公文中提出新的政策,应当加以说明。由于公文内容还要受其他多方面方针政策、法规、规章的指导与制约,所以还要加强横向联系,了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致,以便在工作中相互协调与配合,避免相抵触。
二、实事求是、讲究实效
公文的制发必须符合客观实际,遵循客观规律,切合实际需要,讲求实效。
(1)公文写作有明确的目的性与针对性,从实际出发,反对形式主义与文牍主义。
(2)公文的内容务求符合实际,反映客观事物的本来面貌,提出切实可行的工作原则、方法,使公文具有真实性与可行性。
(3)公文写作必须及时迅速,以尽快地实现公文的效用。
三、主题明确、结构完整、格式规范
主题是作者通过公文表达的意图与主张,公文要求集中、鲜明、直接地表述主题。要一文一事,中心明确,令人一目了然。应围绕主题,合理安排正文结构,做到层次清晰,条理分明,紧凑有序,过渡自然。应当具备的组成部分一定要准确齐备,格式务必庄重规范,符合国家统一规定。
四、用语庄重严谨、简明通顺、平实得体
公文的语言表述,必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。要求:
(1)庄重严谨。庄重,指用语端庄持重,格调严肃,用以维护公文的权威性与有效性。严谨,指用语周密确切,无虚假错漏,语意明确,不出歧义,是非界限清楚,褒贬得当,符合实际,用以维护公文的准确性。
(2)简明通顺。简明,指用词精炼不繁,以简洁、明确的文字表述出丰富的内容,做到“言简意赅”。简洁明了地表述发文意图,以获得准确、快捷的办事效果。尽量选用概括性词语。利用附件压缩公文正文的篇幅,用图表简化文字表述。要字斟句酌,反复修改,使文字简洁凝练。通顺,即文字流利畅达,没有语病。
(3)平实得体。平实指语言平和,朴实自然,通俗易懂,直接、鲜明地表达作者意图。得体,指公文语言必须符合作者的职权范围、行文目的与特定的文种表达需要,恰当选择用语。上行文用语要尊重,使用敬语;平行文,使用谦词,创造良好的协商、合作氛围;下行文要用语郑重、准确,可适当地使用一些命令、告诫性词语:面向人民大众的公布性文章,强调通俗明白。
（责任编辑：王翔）
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(原文章信息：标题：，作者：蝈蝈，来源：未知，来源地址：)
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