第一讲 日常事务类、告启类文书写作

　　教学计划：

　　1、了解应用文的含义、分类及作用。

　　2、了解日常事务类文书：介绍信、证明信、慰问信、表扬信、感谢信、祝贺信、请柬、聘书、倡议书、嘉奖书等写作方法。

　　3、了解告启类文书：启事、声明、公示、公告、通告、海报、商业广告、通知、通报、产品说明书等写作方法。

　　教学重点：商业广告、通知

　　教学时间：四课时

第一课时

　　教学目的：了解应用文的含义、分类、作用和日常事务类应用文写法。

　　一、导入：

　　自古以来，中华民族就非常重视应用文写作。如秦朝李斯的《谏逐客书》、汉刘邦的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》等。应用文写作讲究的不是文采，讲究的是规范，代表是威严和信誉。学好应用文写作，对于一个企业管理干部来说非常重要，你所写的应用文是否规范，要受到社会各方面的评说、检验，代表你所在单位的公众形象，影响到企业的美誉度和信誉度。因此，我现在就与大家一起探讨公文写作的一些基本知识。

　　二、应用文的概念

　　1、如何理解文书、应用文、公文的概念？

　　有的教材这样定义：

　　文书是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中，办理公私事务所使用的，具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料。

　　应用文又叫实用文，是以实际应用为目的，为人们处理公私事务时常用的一种文体，是行政管理的一种手段，是社会交往的一种工具。

　　公文又叫文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。

　　2、公文和应用文都是文书，通常情况下，人们习惯于把正式的加带红色文件头的称为公文，而日常事务性的称为应用文，其实这是一种概念上的混淆，两者概念内涵基本相同，广义上没有具别，狭义上应用文大于公文，包含了公文。

　　三、应用文的主要特点、作用、分类及写作要求

　　1、应用文具有广泛性、实用性、规范性（程式性）、时效性和授意性与受意性（工具性）等特点。

　　2、应用文具有指导、督促、协调、宣传、教育、交流、代言等作用。

　　3、应用文分类方式有多种，可以按用途分，按体裁分，按格式分，按行业分等。

　　4、应用文写作要求内容真实具体、适应时代和阅读对象、合符规范格式、文字浅显简洁。

　　四、常用日常事务类文书写作

　　1、介绍信

　　⑴介绍信是用于证实本单位有关工作人员身份、介绍其工作使命、凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。

　　一种是固定格式，印刷好的介绍信格式，留存根，有编号，便于查询。另一种是公用信纸临时书写，不受限制。

　　⑵标题：介绍信或XX单位介绍信

　　主送单位：顶格书写

　　正文：一要写清被介绍者姓名、身份、随行人数；二要写清接洽事项和要求；三要祈请用语或谦敬语，如“请予接洽”或“请予支持”，之后写“此致敬礼”。

　　落款：出具介绍信单位和日期，加盖公章。

　　期限：括号标注“有效期X天”。

　　2、证明信

　　⑴证明信是用于证明有关人员身份或有关事实真实情况的证明性函件。

　　⑵标题：证明或证明信、关于XXX的证明

　　主送单位：顶格书写，加冒号，也可不写。

　　正文：提行空两格，写清证明事由，实事求是，真实可靠，言之有据，引文准确，语言简洁。结尾写“特此证明”。

　　落款：证明单位和日期，盖公章。

　　附件：复印件加盖复制单位印章。

　　3、慰问信

　　⑴定义：机关、单位、团体向有关方面、有关人员表示慰问、问候和致意的一种专用书信。

　　⑵标题：慰问信或XXX致XXX的慰问信

　　主送对象：顶格写。

　　正文：一是简要说明形势、背景及慰问原因，二是对被慰问者工作成绩有针对性的肯定和评价，对困难表示理解和同情，三是提出希望和勉励。

　　落款：单位和日期。

第二课时

　　教学目的：继续了解常用日常事务类文书写作

　　1、表扬信

　　⑴定义：机关、单位、团体表扬有关方面、有关人员先进事迹、先进思想的一种专用书信。可直送，可张贴，可送报刊发表。

　　⑵标题：表扬信或拟定题目，加副标题，如《见义勇为，堪称表率--对XXX的表扬信》

　　主送对象：顶格写，公开发表的可不写。

　　正文：一是概述表扬的缘由，简明陈述其先进事迹的梗概；二是对先进事迹作出恰当评价、热情的赞扬和充分肯定；三是表达向被表扬者学习心意，或号召群众向被表扬者学习。

　　落款：单位和时间。

　　2、感谢信

　　⑴定义：机关、单位、团体向有关方面、有关人员的支持和帮助表示感谢的一种专用书信。

　　⑵主要写法与表扬信大致相同。结尾写“此致敬礼”或“顺致最诚挚的谢意！”

　　3、祝贺信

　　⑴定义：机关、单位、团体向取得突出成绩或遇上重大喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的专用书信，也叫贺信，以电报发出叫贺电。

　　⑵标题：贺信、祝贺信或加上发信单位、祝贺理由。

　　主送对象：顶格写。

　　正文：一是表明贺意，二是肯定成绩，三是简要作结，结尾再另起一行写上祝语或敬语。

　　落款：单位和日期。

　　4、邀请书（请柬、请贴）

　　⑴定义：机关、单位、团体或个人郑重地邀请有关单位、有关人员参加某项活动、会议、工作时所使用的一种专用书信。

　　⑵标题：有封面的写封面，无封面的居中写标题，横排竖排均可。竖排标题写中上方位置。

　　应邀对象：此致 XX单位（XX同志、先生、女士）或恭候XXX光临。

　　正文：说明邀请事由，即写明活动时间地点，及报到有关事项。结尾“恭请（敬请）光临”。

　　落款：单位和时间。

　　印制请柬应注意：用语热情、诚恳、典雅、明白、得体。注意喜庆款式和设计艺术性，封面大方、精美。丧务请柬现多用《讣告》取代。

　　5、聘请书（聘书、聘约）

　　⑴定义：机关、单位、团体聘请有关人员担任某一职务或承担某工作时所使用的专用书信，一示敬重，二为守约。

　　⑵标题：居中写聘请书（聘书、聘约）

　　聘请对象姓名：顶格写，也可在正文中特聘XXX为XX，或在正文后写此致 XXX同志。

　　正文：简要说明聘请原因、职务、期限，有的还写职责、权限、待遇、要求等。

　　落款：单位和时间，盖章。

　　印制的聘书常设计一个精美、庄重、大方的封面。

　　6、倡议书

　　⑴定义：机关、单位、团体等为推进某项工作顺利进行，促进某项活动积极开展，向社会或有关方面首先公开提出的，带有号召性建议的一种专用书信。

　　⑵标题：可写正副双标

　　主送对象：泛指的可不写，如在正文写“特向XXX发出如下倡议”。

　　正文：分引言和主体，引言写原因、目的、形势、背景，“特提出如下倡议”过渡到主体。主体写明建议或希望大家做什么、怎么做，分条列出。

　　落款：单位和时间。

　　倡导内容要有针对性和可行性，语言有号召力和鼓动性，为扩大影响可公开张贴、广播或登报刊等。有关方面响应倡议书的发出的倡议叫附议，写法相同。

　　7、嘉奖书（嘉奖令、奖状、奖励证书、荣誉证）

　　⑴定义：机关、单位、团体对有关单位、有关人员所作出的成绩作出嘉奖、表彰、肯定的专用书信。

　　⑵格式：标题；嘉奖对象；正文：写清被嘉奖者在什么时候什么岗位取得什么成绩，或被评选为某某荣誉称号；结尾“特此奖励”或“特发此状（证），以资鼓励。”；落款：单位和时间，盖章。

第三课时

　　教学目的：了解告启类文书写作

　　告启类文书是指机关、单位、团体就某一具体事项向群众公开陈述、报道、解说，以使周知的一种简短应用文，通常包括启事、声明、公示、公告、通告、海报、商业广告、通知、通报、产品说明书等。

　　1、启事

　　⑴定义：机关、单位、团体需要公开向大家说明某件具体事情，或希望公众协助办理某项具体事务而使用的应用文。

　　启事可以处理公、私事，不便以通告、公告等公文文种行文时，就采用启事。如招领、寻人、寻物、征订、征文、征房、招工、招聘、迁址、更名、改期、更正、开业、停业等事项。启事不如公告类公文具有较强的约束力和强制性，多具祈求性、商洽性和周知性。

　　⑵标题：常以事由+文种为题，也有直以事由或以文种为题。不能错写成“启示”。

　　正文：写明启事内容，告诉大家什么事，需要大家帮什么忙，原因、目的、要求等，结尾可写特此启事、此启，或不写。

　　落款：启事单位、时间，加章。

　　语言注意：表述要明确、周到，语言要得体，祈求性的启事要真挚有礼，寻物启事要写清特征，而招领启事则要笼统含糊，以便认领核对。

　　2、声明

　　⑴定义：机关、单位、团体对重大事件、重要问题表明立场、观点、态度或主张而发表的一种公文。

　　一种是政府外交专用的声明，如《外交部声明》，也要两国联合声明。另一种是机关、企事业单位均可使用的通用声明，如宣布重要证件、支票、公章作废的声明。

　　⑵标题：常用单位+事由+文种

　　正文：一是发出声明的原因、目的，二是声明的主要内容，要声明立场、态度、主张，语言精炼，用词恳切，切忌笼统、含糊。

　　落款：单位、时间。标题已发单位的可不写单位，只签署法人代表职务、姓名，有的联署法律顾问姓名。

　　3、公示

　　⑴定义：领导机关或机关、单位、团体领导机构，需要作出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等要事项的决定，在事前征示一定范围公众意见的一种周知性公文。如《干部任前公示》。

　　标题：最好不省略，而要按三要素写清楚。

　　正文：一是公示缘由，二是公示事项，三是公示要求，便于群众反馈。公示时间一般是7-15天。

　　落款：单位和时间，加章。

　　4、公告

　　⑴定义：向国内外或社会发布重要事项或者法定事项时所使用的一种公文文种。公告通常是国家机关使用，而企事业单位一般用通告、启事。⑵对不良事和人的处理则常用布告、告示。

　　5、通告

　　⑴定义：在一定范围内公布应当遵守或周知事项的一种公文。具有通知和告知性，也具有行政约束力和法律效力。

　　⑵标题：事由+文种

　　正文：一要简明，重要事项要写清相关法律、政策依据和奖惩办法。二要注意行文语气，一般事项带有要求协助语气，特殊事项具有强制性，语言要严肃庄重。

　　公告、通告、启事的联系与区别：三者都是公开发表示的告知性文书，都可在公共场所“公告栏”内张贴，但公告级别最高，范围最大，一般是国家机关发布；通告一般具有纪律、法律约束力；启事级别最小，使用灵活，适用性强，不具强制性。

　　6、海报

　　⑴定义：机关、单位、团体向公众公布有关文化、艺术、体育、科技、学术和展览等方面活动消息的文书。凡此类消息不宜用启事、广告、通知的就用海报，公布商品消息、其他事项由不宜用海报。

　　⑵标题：如海报或球讯、电影消息、演出海报，可以配以图画，字体活泼多变。

　　正文：写明活动内容、时间、地点、主办单位、参加人员、参加方式和注意事项。

　　落款：若已写入正文中可省略。

　　特点比较灵活，可以配图，巧妙设计，新颖活泼，字体、颜色都可变化；可用修辞，但不能乱吹。

第四课时

　　教学目的：继续了解告启类文书写作

　　一、了解商业广告、产品说明书、通知、通报写作

　　1、商业广告

　　⑴定义：广告就是“广而告之”，商业广告是通过一定媒体把商品、服务信息传递给人们，以便广泛宣传、促进销售的一种专门经济文书。

　　⑵广告对产品对企业的作业不言而喻。广告一可传播市场信息，沟通产销渠道；二可促进生产发展，提高经济效益；三要如实介绍商品，正确指导消费；四可促进市场竞争，活跃市场经济；五能开拓国际国内市场，了解市场行情；六能美化市容环境，丰富文化生活。

　　广告为了追求宣传效果，突破了体裁格式限制，只有原则，没有固定模式，要根据商品本身、媒体质介和消费者心理特点来设计。形式可以多种多样，追求完美的艺术性和丰富的知识性、感观的趣味性。写作时要有推销价值、要有明确的宣传对象、要有鲜明的主题、要抓住消费者心理、要讲究表达的艺术性。

　　广告分类：按内容可分为商品广告、劳务广告、观念广告等，按传播媒体分印刷纸质广告、电视电台广告、交通路牌和公共场所广告等。

　　⑶广告的主要内容：一是商品原料、制作、效用、价值和价格；二是商品的性能、特征及对消费者作用、意义；三是商品的竞争优越性；四是商品的用户反映；五是选购的好处；六是商品制造者（厂家）、经销商及其成功声誉。

　　⑷广告原则：一是法律性原则，必须遵守《广告法》；二是真实性原则，货真价实；三是思想性原则，以先进的思想、正确的舆论、高尚的精神，引导消费者，不能包含迷信、色情及颓废的内容来刺激消费者；四是战略性原则，要与企业产品总的战略目标和长远利益出发策划制作广告。

　　⑸广告的一般结构：标题、口号、正文、落款。

　　报刊广告标题很讲究，不仅集中醒目表现广告主题，而且吸引消费者注意，诱发阅读兴趣，促使购买欲望。有直截了当式标题，有间接性标题，复合型标题。写法常有四种，一是新闻式，如“XX交易中心隆重开业”；二是问答式，如“谁不希望牙好胃口就好？”三是赞美式，如“财旺福旺--旺旺雪饼”；四是格言式，如“犀利砂带磨世界不平”。

　　广告口号又叫标语，在广告文字中常反复使用，是企业、商品的形象标志，有的是企业服务理念、宗旨、精神，如福人药业造福人人。便于记忆和传播。

　　广告正文一般有开头、主体、结尾三部分，写法不拘一格，体式多样。最后要落款，尽量告知购物地点、运输方式、付款方式、厂商名称、地址、电话和银行帐号等。

　　2、产品说明书

　　⑴定义：介绍产品的性能、特点、构造、使用、保养、维修等有关知识的说明性经济文书。

　　⑵产品名称：注明型号、商标、批准生产文号

　　产品说明：一是性能、特点、功用；二是原料组成或基本结构；三是规格或指标（主要参数）；四是产品使用方法；五是保养和维修；六是注意事项，如三包“包修、包换、包退”条件等。

　　⑶产品说明书要讲究实用性、真实性、条理性。在内容上要写出产品的知识性、实用性，在说明上要注意准确性、科学性，在取舍上要抓住重点，突出特点，在表达上注意通俗性条理性，不要滥用科学术语和行业用语。为了便于外国消费者，还要译成英语等。

　　广告的目的在于宣传企业，介绍产品简略，讲究艺术性；说明书侧重介绍产品知识，要详细，简洁平实。有的产品将其编入“用户手册”中。

　　⑷标题：产品牌号+名称+文种

　　正文：开头简要括产品概况，主体详细介绍产品有关知识，一般采用条款式写法，结尾写主体不便介绍的内容，如运输、保存、禁忌等等。

　　落款：厂名、厂址、电话、帐号等。

　　3、通知

　　⑴通知是一种最常用的公文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。具有知照性和通用性。

　　⑵格式主要由标题、开头语、主体、结束语和落款构成。

　　标题：除极简单的事只写“XX通知”外（如会议通知、停电通知等），一般都应在通知前加上发文机关和事由，便于尽快了解通知的主要内容。有的还要加“紧急”、“重要”、“补充”等字样。

　　主送对象：受通知的对象一般要写全。

　　正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文大体可分为总分条文式、归纳式、篇段合一式。

　　落款：正文右下方注明发文机关和成文日期。

　　⑶工作通知写法：一般包括通知缘由、通知事项、通知要求，多数采用总分条文式结构。通知缘由写出发通知的背景、依据、目的等，是文章的主旨。通知事项是主要部分，要写明做什么、怎么做，即工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。通知要求是结束语，一般以要求、希望结束。

　　⑷会议通知的写法比较简单、灵活，写清开会的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、需要准备的材料等。机关内部小型会议通知在单位内张贴或广播，只写清时间、地点、到会人员和议题就行了。

　　⑸批转、发布性通知针对批转、转发的文件或发布的行政规章、管理规章而发的，通知是正件，原文件成了附件。

　　任免通知写法极为规范单一，只须简明扼要写胆任命或免职的根据和内容，有的写清任期、聘期和待遇。

　　事项通知与通告、启事相似，但用法不同。

　　4、通报

　　⑴通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况，以推动面上工作的一种下行公文，一般分表彰通报、批评通报和情况通报。

　　⑵标题：事由+文种，也有新闻式双标题

　　主送机关：写专指对象，普发的可不写对象，文后注明发至范围。

　　正文：分直述式和转述式写法，材料务求真实、准确。表彰的典型要有普遍意义，批评的典型要有典型性，针对性不强，普遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教育作用，对工作没有指导性，宁可不发。

　　落款：注明单位和日期。

　　⑶表彰性通报包括先进事迹、评价、表彰决定、希望和要求四部分。

　　批评性通报除批评处理错误外，还要着重从中吸取教训，引起有关方面警觉，防止类似事件再发生。

　　情况通报多为一事一报，灵活自如，因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，针对问题提出要求和希望。