1.辨清通知的类型，一般性通知是机关、企事业单位常常使用的一个文种，正因为常写常用，所以容易造成一种错觉，仿佛写通知是一件很容易的事情，其实不然。如“指示性通知”要提出具体的指示性意见，既要能提高下级机关对该项工作的认识，又要能使下级在实际贯彻中有所遵循。在“批转、转发性通知”中要写批语或按语，撰写时既要领会机关和领导的意图，又要了解收文单位的具体情况，明确针对何种问题。只有全面地准确地掌握上下级情况，才能将批语和按语写得恰如其分，有针对性。因此撰写通知比撰写其他文件要求更高，来不得半点疏忽。
2.写全主送单位，被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一个，可以是两个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使用“省政府有关部门”一类略称，所附发文单位则应写明“有关部门”的名称，以避免发文不全，贻误工作。
通知撰写要点
(1)指示性通知。亦称布置工作的通知,主要用于:传达上级机关的决定或指示;布置需要执行与办理的一般性工作或具体事项;上级主管业务部门向下级主管业务部门对口指导业务事项;布置具体工作。撰写这种通知,要求明确阐述制发通知的政策依据、法规依据与行文目的,具体交代工作任务与执行要求。观点要明确,所提方法措施应切实可行。
(2)交流信息的通知。用于知照有关单位需要周知而不需直接执行或办理的事项。撰写这种通知,应将要说明的事项简要而周密地交待清楚,不必予以评论评价,也无需阐发意义或目的。如有关启用印章的通知,只需说明启用的时间、公章规格式样并附上公章印模即可。
(3)转发公文的通知。为了有效地贯彻执行上级机关的指示与规定,也为学习和借鉴同级机关或其他不相隶属机关的工作经验,各机关需要经常将上级机关、同级或其他不相隶属机关的公文用通知向所属下级机关或部门转发。转发的目的在于明确被转发公文在本地区、本系统贯彻实施的必要性并结合实际情况提出执行的要求。撰写这种通知,可以简要文字写明所转发公文的制发机关、标题与执行要求,如“请依照执行”“请认真贯彻执行”。也可以结合实际,对受文单位提出如何贯彻执行的指示性意见。
(4)批转公文的通知。当上级机关对下级机关报来的公文认为具有广泛印发的必要性时,即加上批语以通知的形式向下转发。批转公文的通知连同被批转的公文,反映了批转机关的意志与权威,对受文单位发挥重要的领导与指导作用。撰写这种通知,一种方法是对所批转的公文,表明“批准”或“同意”的态度或作出评价与简要指示,要求受文单位研究执行。另一种方法是在表明态度之后,还要针对所批转公文的内容,作进一步的阐述与论证,指明意义和执行要求与注意事项,借以强化所批转公文的指导作用。
(5)发布规章制度的通知。机关以通知的形式向所属下级机关发布所制订的规章制度,说明意义,提出要求以增强其权威性与执行效用。撰写这种通知,一般需说明印发的意义和施行的要求,或只说明后者,用以履行发布生效的程序。
(6)会议通知。为了保证预定的会议能够准备地如期召开,凡重要会议均需在会前制发通知。会议通知的繁简程度,应视会议内容与规模决定。一般应包括以下内容:会议名称、召开会议的根据与目的、会议时间、地点(报到的时间、地点)、与会人员、差旅费报销办法、与会者准备工作与注意事项、联系单位、联系人与联系电话号码等。如属规模较大的会议,还应在通知中附上会议日程安排和与会的有关证件。会议通知的内容,要求准确、具体，无一错漏,并必须在会前送达,留出充裕时间,以使与会者做好充分准备。会议通知发出后,还应追踪了解落实的情况,如是否接到通知,届时能否准时到会等。以便发现问题及时解决,保证会议按计划召开。
(7)任免与聘用干部的通知。用于向干部和群众传达任免事项,以履行规定的任免程序,并利于取得干部群众的监督与支持及方便工作联系。撰写这种通知,要求以简要的文字分条列项写明:任免与聘用干部的机关(会议)名称、日期与被任免、聘用人员的姓名与职务。通知的标题通常只简写为《任免通知》,落款处由任免机关的领导人亲笔签署(或代以签名章)。
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